SPRZEDAŻ / OBSŁUGA KLIENTA
Automatyzacja obsługi zapytań w firmie produkcyjnej
Storm wspiera rozmowę z klientem w Gmailu, Outlooku i WhatsAppie: porządkuje zapytania, zbiera brakujące informacje i przygotowuje odpowiedzi. Zespół przejmuje sprawy wymagające decyzji lub wyjaśnienia.
PROBLEM BIZNESOWY
Dlaczego ręczna obsługa zapytań ogranicza sprzedaż?
Zapytania klientów często trafiają do wspólnej skrzynki wraz z arkuszami, rysunkami, specyfikacjami i historią korespondencji. Zanim handlowiec oceni szansę, musi sprawdzić kompletność danych, znaleźć właściwego opiekuna i przepisać informacje do CRM.
Przy dużej liczbie wiadomości najpilniejsze sprawy konkurują z rutynową korespondencją. Czas reakcji rośnie, dane są zapisywane w różnych miejscach, a część wartościowych zapytań może pozostać bez szybkiej odpowiedzi.
JAK TO DZIAŁA
Proces automatyzacji krok po kroku
Odczyt wiadomości i załączników
Moduł analizuje temat, treść, nadawcę i uzgodnione typy dokumentów. Rozpoznaje dane potrzebne w dalszej części procesu.
Klasyfikacja i kontrola kompletności
Storm przypisuje kategorię zapytania, sprawdza wymagane pola i wskazuje brakujące informacje, które trzeba uzupełnić.
Kwalifikacja i przekazanie do zespołu
Sprawa trafia do właściwej osoby wraz z uporządkowanym podsumowaniem, źródłowymi dokumentami i sugerowanym kolejnym krokiem.
Odpowiedź i dalsza rozmowa
Storm przygotowuje odpowiedź lub prośbę o brakujące dane. Opcjonalna wysyłka wiadomości przy wysokim poziomie pewności wymaga wcześniejszego uzgodnienia reguł z firmą.
EFEKT OPERACYJNY
Co zmienia moduł Storm AI?
Krótszy czas pierwszej reakcji
Zespół szybciej widzi, które zapytania wymagają odpowiedzi i jakie dane są już dostępne.
Mniej pracy administracyjnej
Informacje z wiadomości i dokumentów są porządkowane przed przekazaniem sprawy handlowcowi.
Spójna kwalifikacja
Każde zapytanie przechodzi przez te same kryteria, a wyjątki trafiają do człowieka.
Pełniejsza historia klienta
Źródła, decyzje i kolejne kroki mogą być zapisane w jednym uzgodnionym miejscu.
BUSINESS CASE
Jak mierzymy wynik wdrożenia?
Wartość bazową, źródło danych i oczekiwany kierunek zmiany zapisujemy przed uruchomieniem modułu.
- Czas pierwszej reakcji
- Od otrzymania wiadomości do przekazania jej opiekunowi.
- Liczba obsłużonych zapytań
- W przeliczeniu na tydzień, miesiąc lub jednego handlowca.
- Kompletność danych
- Udział spraw gotowych do dalszej kwalifikacji bez poprawek.
- Udział pracy ręcznej
- Czas poświęcany na czytanie, sortowanie i przepisywanie.
KANAŁY I DANE
Kanały komunikacji i źródła danych
Dostępne kanały komunikacji to Gmail, Outlook i WhatsApp. Zakres wiadomości i załączników ustalamy dla procesu. Ewentualne połączenie z CRM lub ERP wymaga osobnej oceny technicznej podczas audytu.
- Gmail
- Outlook
FAQ
Najczęstsze pytania
Przed rozmową sprawdź też model opłat, zasady kontroli danych i decyzji oraz odpowiedzi o integracjach i współpracy.
Czy Storm odpowiada klientom automatycznie?
Przy wysokim poziomie pewności AI może wysłać wiadomość, ale nie musi. Możliwy jest również tryb z ręczną weryfikacją i akceptacją zespołu przed wysyłką. Sama możliwość wysłania wiadomości nie przesądza o uprawnieniach do samodzielnego zatwierdzania cen lub zamówień.
Czy system odczytuje załączniki?
Tak, jeśli dany format i zakres informacji zostaną objęte wdrożeniem. Podczas audytu wskazujemy dokumenty najważniejsze dla procesu.
Co dzieje się z nietypowym zapytaniem?
Przypadek niespełniający reguł albo wymagający decyzji biznesowej trafia do wskazanej osoby wraz z materiałami źródłowymi.
Czy trzeba zmieniać CRM?
Korzystanie z rozmowy z klientem w Gmailu, Outlooku i WhatsAppie nie wymaga zmiany CRM. Bezpośrednią wymianę danych z konkretnym CRM oceniamy osobno; nie jest ona uniwersalną funkcją dostępną dla każdego systemu.
BEZPŁATNY AUDYT / 30 MINUT
Sprawdź potencjał tego procesu w Twojej firmie
Wybierzemy punkt startowy, dane potrzebne do analizy i KPI, które pozwolą ocenić business case.